Mødet er en sagnomspunden aktivitet, der har ry for at være lige så uundværligt, som det er spild af tid. Alle virksomheder har deres helt egen unikke mødekultur, men vi forsøger nu alligevel at bringe en kort guide, der hjælper med at organisere bedre møder i virksomheden.
Vær bevidst
Sørg altid for at vide, hvorfor du har indkaldt til møde. Alt for ofte sker det, at man indkalder til møde fordi, man ”plejer at gøre sådan”, men det kan ende i tidsspilde for dig og flere kollegaer. For at undgå dette bør du spørge dig selv (evt. ved at notere spørgsmål og svar i et tekstdokument), om mødet er nødvendigt, hvad målet med det er, og hvad dine deltagere skal tage med derfra. Sidst, men ikke mindst, så overvej, om I kunne vælge en anden måde at gøre det på. F.eks. dokumentdeling, skype etc.
Vælg de rette personer
Sørg for at indkalde der rette personer til mødet. Det kan lyde simpelt, men tænk på, om der er personer, der dræner energien, personer, der udelukkende inviteres af vane osv. Spørg dig selv hvem der skal med på baggrund af deres forventede bidrag og deres evner i forhold til dagsorden.
Forbered deltagerne
Sørg for at deltagerne kender dagsorden og formålet med mødet, så de kan nå at forberede sig. Skal du præsentere tal, grafer etc., så del dem forud for mødet, så deltagerne kan tage stilling til materialet og evt. forberede relevante spørgsmål.
Book og forberede lokalet
I skal naturligvis bruge et mødelokale til mødet, og her skal du booke et lokale, der matcher din dagsorden og præsentation. Skal du bruge et whiteboard, skal du naturligvis sørge for dets tilstedeværelse, ligesom du bør sørge for, at der er plads til computere, mapper, er hurtigt wi-fi m.m.
Sørg desuden for, at der er forfriskninger til dine gæster. Er mødet kort kan lidt kaffe, vand og frugt være tilstrækkeligt, men planlægger du et længere møde, bør du undersøge mødepakker, hvor der er forplejning til et langt møde.
Tag kontrol
Eftersom du er mødeindkalder, vil dine deltagere forvente at blive præsenteret for en dagsorden og se dig tage taktstokken.
Det gør du bedst ved at starte til tiden og forelægge din agenda, så alle har samme informationer. Sørg desuden for at alle deltager aktivt – evt. ved at udpege personer og spørge efter deres mening til emnerne. Sidst, men ikke mindst, er det dit ansvar, at der efter mødet forelægger et resume med konklusioner og vigtige pointer.
Sørg desuden for at mødet også slutter til tiden, så dine deltagere kan fortsætte deres andre gøremål.