Med mobil timeregistrering kom rengøringsfirmaet Suveren af med papiret i form af arbejdssedlerne. Samtidig blev kommunikationen internt i firmaet som en sidegevinst forbedret – ikke mindst til de af virksomhedens ansatte, der ikke taler dansk. Dermed blev der både tid til flere kunder og flere ansatte.
Som administrerende direktør har man mange administrative opgaver. Men Peter Nielsen havde nu alligevel håbet, at han i lidt højere grad kunne bruge tiden på andet end at instruere sine medarbejdere over telefonen og holde styr på deres sagsdler, dengang Suveren stadig ikke brugte Intempus’ system til sagsstyring.
Efterhånden gik det dog op for ledelsen, at der var et behov for at optimere virksomhedens processer, hvis væksten skulle sikres, og derfor begyndte man i 2014 at bruge Intempus. Dermed fik medarbejderne en app, hvorigennem de kunne registrere alt deres arbejde, uanset om det er timer, kørsel, materialer eller andet, der er relevant at føre til protokols i løbet af en arbejdsdag. Registreringerne – såkaldte indberetninger – ryger automatisk over i administrationssystemet, hvor virksomhedens administrative medarbejdere kan få overblikket og ikke mindst godkende indberetningerne, så de igen kan ryge videre til regnskabs- og lønsystemet. Intempus integrerer nemlig til en lang række af de førende løn- og regnskabssystemer, og dermed er det helt enkelt at overføre data til dem – i flere tilfælde sker det helt automatisk, og dermed er den tidsmæssige besparelse ultimativ.
“Vi har fået et kæmpe overblik og kan følge med i vores medarbejderes arbejde fra dag til dag, så vi kan få lukket sagerne og fakturere på samme dag,” siger Peter Nielsen om hverdagen efter Intempus’ indtog.
20 kontortimer sparet ugentligt – med effektiv sagsstyring
Udgiften til et IT-system skal altid holdes op mod den eventuelle besparelse, der følger med. Ofte vil der være tale om en tidsmæssig besparelse, som – hvis den udnyttes rigtigt – kan aflæses direkte på bundlinjen. Og så skal et IT-system være ganske dyrt, og der skal være tale om ganske få timer, hvis ikke det skal kunne betale sig økonomisk. I Suverens tilfælde er det i særdeleshed også på tiden, at de har oplevet Intempus give dem en besparelse. Og samtidig har muligheden for at registrere timerne på farten, mens de er friske i hukommelsen, øget præcisionen, så alle timer altid bliver faktureret. Det var ikke altid tilfældet tidligere.
“Det har virkelig været et effektivt værktøj for os. Jeg ville jo nok ikke engang lyve, hvis jeg sagde, at jeg har sparet 20 kontortimer om ugen. Det ligger i hvert fald deromkring, ” siger Peter Nielsen, som samtidig med indførelsen af Intempus oplevede en voldsom vækst, der på et år tog virksomheden fra 15 til 43 ansatte.
Misforståelserne forsvandt, da Intempus kom
Blandt Suverens medarbejdere er der en del udlændinge, som ikke taler dansk. Alle går dog på sprogskole, men det betyder, at misforståelser i dagligdagen nemmere opstår. Det har Intempus’ app dog modvirket med mulighederne for at lægge præcise informationer lige præcis der, hvor de hører til – f.eks. på den konkrete sag i Intempus, så informationen altid kan findes frem, også mens man er på farten.
“Når jeg opretter projekter, skriver jeg ofte en kort, præcis bemærkning til sagen. Derefter sender jeg en sms med projektnummeret til medarbejderne, der skal ud på opgaven, så de selv kan se, hvor de skal arbejde, og hvad de skal lave. Det sparer både dem og mig for en masse overflødige telefonopkald,” fortæller Peter Nielsen afslutningsvis.